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新形势下机关单位档案的科学管理办法
更新时间:2012/1/11

新形势下机关单位档案的科学管理办法

作者  唐庄乡中心学校  冯金亮

一、新形势

1、上级考查下级的工作,除了看硬件的?#23548;市?#26524;外,看软件档案也是很重要的必不可少的一方面。定时不定时的下乡检查,把检查结果纳入对单位的绩效考核,与目标管理积分挂钩,每年不知多少次。一般都采用“一听、二看、三座谈”的方式。看档案就是“二看”的重中之重。这就需要我们把迎接各种评比检查活动的临时性档案(简称迎检档案),与单位的各工作线产生的需永久保存的全部重要文件材料(简称保存档案)统一起来。

2、档案的功能发生了变化。它除了仍具有以往的记载历史、见证单位发展变化过程、提供决策参考的功能外,又有了增积分的功利性作用:即迎接检查,展示单位业绩。?#26723;?#19968;提的还?#26657;?#20026;员工求取功名服务。因为,当今造假的人多了,信任危机随之出?#37073;?#21592;工要晋职晋级当模范光拿个证书已不予受理,还须提供获奖文号甚至源文件。档案还有一些不常用、不作关键?#28304;?#29992;的方面,不再一一赘述。

3、各种检查的次数多,种类多,规格级别高低不一。以教育系统为例,就有督县、轮评、标准化学校验收、成人文化技术学校验收、示范校验收、平安校园建设?#21462;?#20854;它任何系统?#38469;?#22312;上级各部门的齐抓共管下开展工作的,也概莫能外、这是体制和机制决定的。各不同部门验收工作?#20445;?#19968;般是先给下级一个档案的名称和所看材料的分类排序列表。被检单位为了做好迎检工作,就必须按上级要求,把档案重新命名、分类、排序、装钉。拿当次的分类排序列表和上次查过的档案一对比发?#37073;河?#30340;重叠,有的多余,有的缺少,有的顺序颠倒,有的内容相互交叉,有的案卷皮瓤不符。于是,在迎检和保存两类档案之间,拆了钉,钉了拆。单位的近年档案呈现出一种遇检必?#39057;?#37325;来的活动状态。?#34892;?#32034;?#22253;?#21508;类检查?#22841;?#35201;的共同内容一式数份,各搞一套档案。拆钉的麻烦是没了,但这得浪?#35759;?#23569;财力和储存空间?

总之,档案的功能和目前档案管理的混乱状态,促使和要求我们审时度势,潜下心来研究出一个科学的与?#26412;?#36827;的档案管理办法。

二、档案全宗的定义

“档案”一词,明清时期的解释是:“档”指柜格,“案”指桌面、台板。顾名思义即指在桌案上形成的分柜格存放的文字材料。这个概念一直沿用至今。它原本单指纸质档案,随着多?#25945;?#25216;术的发展,现在已扩充到电子档案、音像档案。

一个经济独立体?#38057;?#19968;个机关单位,一个单位平时工作中产生的和上下级、?#20540;?#21333;位传来的以各种载体呈现的全部文件材料?#38057;?#35813;单位的档案全宗。即档案材料要做到不重不漏。上文中出现的“保存档案”指的就是档案全宗。有时也叫卷宗。

三、归档制度

《河南省档案管理规定》第九条要求,?#26696;?#21333;位及其工作人员在公务活动中形成的应归档的材料,必须定期向本单位档案机构或者档案工作人员?#24179;唬?#23454;行集中统一管理。任何单位或者个人不得据为?#27827;?#25110;拒绝归档?#34180;?SPAN lang=EN-US>

具体到某个单位,要建立档案全宗,首先必须有完?#39057;?#21147;的归档制?#21462;?#21407;则上至少要做到,各线平时开展工作搞活动产生的材料,不能为了方便自己看,长期放在身边。应由主管人自觉将能够反映某阶段工作全程的原始材料分类排序,用夹子按小类夹住(不要线装或钉装),进行初步预立卷后送档案室最终确立并保存。归档时间一般是在年终,每年也可两次。或者在活动结束或工作告予段落时。而不是随时随意支离破碎地交给档案员片纸只?#37073;?#20063;不是坐等档案员追着屁股要了才给,要什么给什么,没人要就永远私藏,甚至当废品卖掉。更不是复印一份归档,自己存原件,况且?#34892;?#19996;西本无法复制。

四、各种材料的保管期限界定和存放哪些的筛选

单位类别

筛选

期限

年数

本部

几乎全部

永久或长期

永久

长期

短期

定期

上级

需要我们执行的

长期或短期

下级

部分有价?#26723;?SPAN lang=EN-US>

短期

50

30

10

5年以下

?#20540;?#21333;位

一般不存

定期

任何级

与已存相重的文件

不存

0

五、档案?#24179;?#19982;档案员职责

?#24179;?#26723;案必须履行?#20013;?#22635;写?#24179;?#28165;册。写明案卷标题、卷内文件页数、文件数量、案卷数量、?#24179;?#26102;间?#21462;?#20132;接双方均应签字。而后,档案员按年按类对接收到的各线送来的各卷逐一登记造册。册子上要显示,存放时限,存放位置(库号、室号、柜号、柜格号),卷标题,卷号,文件出处来源?#21462;?#20197;便使用?#20445;?#20570;到抽取快、准、齐。借阅档案?#20013;?#21644;?#24179;皇中?#22823;同小异,同样要记录在案。

六、三级九项序列

从上级诸多检查评比所给的档案序列中,精选一种最能涵盖本单位全部档案材料的序?#26657;?#30053;加

 

 

XX1

XX2

XX3

XX7

XX8

XX9

合计

1

11X

111

112

113

117

118

119

9

12X

121

122

123

127

128

129

9

13X

131

132

133

137

138

139

9

27

17X

171

172

173

177

178

179

9

18X

181

182

183

187

188

189

9

19X

191

192

193

197

198

199

9

2

21X

211

212

213

217

218

219

9

63

29X

291

292

293

297

298

299

9

486

9

9XX

81

合计

81

81

81

81

81

81

81

729

修改或直接拿来做为档案全宗的永久性固定序列。?#27604;?#20063;可以另起炉灶,自定义新序列。确定后,把它称之为目?#22841;?#21015;、目录菜单、菜单、目录树、级联菜单均可。为了档案员自己分类、排序、提档、回档方便,一定要将它放大装框上墙。为了各线主管者立卷准确,宣传它要做到人之以尽。

以教育系统为例,假如我们选定的是标准化学校验收的目录树,设它有三级菜单,第一级有9项,分别编号为12、…、89。其中每一项的下边又有9个子项目,作为第二级。?#26469;?#25512;至第三级的孙子项目。?#23548;?#36816;用中,学校的档案一般都不会超过三级九项,若非超不可,请添加第四级或者就近合并,不要添项,控制在九项?#38405;凇?SPAN lang=EN-US>

案卷号(别名还有全宗号、归档号等)有七位数字组成,前四位表示文件材料产生的年代,第五、六、七位分别是第一、二、三级菜单项的编号。(按这个规律,很显然,级数多一级,案卷号将随之多一位。)?#24066;?#26377;闲号。不够级数的用1补齐。这和某小学五年级只有一个班,就?#24418;?#19968;班一样。

各位看官,懂点数学排列组合原理的不难算出,按上边的编号原则,共可编出93=729个卷号。为使排列规律更加明晰,现将后三位排列如上表。

以级联菜单“教学业务/电化教学/电教赛事”为例,设案卷电教赛事的编号为“2008369?#20445;?#23427;表示:这是2008年的档案,与第一级教学业务同级的只少有三项,教学业务排为第三项;电化教学是教学业务下的第二级的第六项;第三级正好九项,电教赛事是尾项。

七、标准案卷

档案员对各线主管者送来的已初步立卷的文件材料,进行重审后,去掉夹子,按三级以下菜单线装。这样有个好处,可方便各种检查共用而无需拆本,免得抽取时内容交叉连带。下面从外到内,从前到后依次来说明标准案卷的格式。

 

 

 

 

 

案卷号

2008369

保存时限

永久

 

唐庄乡第九小学

1、封面(如下图)。标题以不宽?#24509;?#27491;好能概括卷内所?#24418;?#20214;内容为宜。显然用“电化教学”做标题太宽,用“教学业务”更宽,用“张三的课件《分数乘法》”做标题太窄。也不要以“标准化学校验收档案?#34987;?#20854;它检查活动的名称来命名案卷,因为,再有别的检查验收来了,需要换皮,?#26032;?#21861;吆喝啥地应敷之?#21360;?SPAN lang=EN-US>

 

卷内文件说明

 

 

立卷人

 

归档时间

 

 

2、封二为卷内文件目录。该目录设五个字?#21361;?#25991;件名、文号、作者、时间、页码。注意,不管文件名有多长,都要写全。不要图一时省事搞个简称或缩写,这会给今后的文件查找带来不尽的麻烦。

3、正文。若干个文件合钉为一卷之后,为了填写目录中的页码,需要对整卷统排编页。对于已有页码的部分文件,要将老页码划去或者用新页码将其覆盖。

4、封三(如左图)。原则上立卷人一栏填?#24179;?#26723;案的各线主管人员。即预立卷者。一般不填档案员。

5、封?#20303;?#31354;白无内容。

八、案卷的装盒

装钉完毕的卷本,不可能象三级九项序?#24515;?#26679;面面俱到,729本一样不缺。某级别可能只有薄薄的一本。与之相反,也可能有的级别本数很多。若非要硬性规定,按某级别装?#26657;?#21183;必造成盒空间浪费或爆满。因此,卷本装盒?#20445;?#21487;在保持案卷号连续的前提下,同一?#24515;?#21487;装多级多项,装满为止。级项虽杂,只要档案盒标签显示到?#24515;?#21367;本所涉级别,抽取和放回照样方便。盒正面标签样式(如下页左图)盒脊背标签样式(如下页右图),两者内容一样格式类同。

教学业务/电化教学/电教赛事/

 

卷号范围

 

 

唐庄乡第九小学

教学业

/电化

教学/

电教赛

/

 

 

 

 

卷号范围

 

 

唐庄乡

第九小学

   至此,学校一年的档案全宗就建起来了。这套档案是学校档案的全集和母体,各种活动的迎检档案?#38469;?#23427;的子集和部分。

九、检查团要来了

这个全宗,若是依据标准化学校验收的目录树排定的,可直接用于该活动。对于其它检查,从顺序到内容均不吻合,?#27604;?#19981;能机械照搬。

这好办。只需要按上级给定的当次验收活动的序列目录,从全宗中筛选出所需卷本(勿需拆装,因为我们是按材料的最小单位最低级别装钉的;勿需换封面,因为我们的封面是按通用原则设计的)之后,另备一套全新的档案盒装进去。再贴上相应序列和名称的盒标签即可。这要比?#39057;?#37325;来省事得多。

十、检查团走了

根据科学发展观战略,为了今后的可?#20013;?#36814;检,这里我要大声疾呼,非常强调:检查团走后,无论何时为任何迎检,任何人从全宗中抽取的任何卷本,都必须在检查活动过后一页不落的无条件的送回原位!必须保持学校档案全宗的完整性、永久性、稳定性!!必须尊重它的权威性、神圣性!这要做为一项硬制度,死执行。三年过后,档案全宗的抽取使用频率会越来越低,它将慢慢地被历史尘封,沉淀为学校的深厚文化。这时便可以束之高搁了。

十一、线装案卷的细节

1、多个文件叠起来,会导致钉口方?#22870;?#32536;空虚不实,凸凹不平。钉子留在里边久了,易生锈泛黄,污染档案。所以线装前要起掉原钉。

2、各种材料一般?#38469;?SPAN lang=EN-US>A4纸,纵向编排的文档以左侧为钉口(查阅时左右翻),横向编排的文档以上边为钉口(查阅时上下翻)。两种装钉方向的共同点就是钉纸的长边。

大于A4的先对齐上和左侧,再将下边上折,将右边左折;也可剪裁,但要留出装钉位,不能把字弄掉。小于 A4的要进行托裱,使之与A4同大。若钉口边的页边距过窄小于2cm,易把字钉住,这时要接边。

3、对于上边有胶粘口的稿纸文件,要先将其逐页揭开,然后,沿左侧长边线装。

4、平时工作中的文件?#21483;?#20135;生,用夹子夹起来,去添十分方便。等到作为案卷入档?#20445;?#35201;去掉夹子,线装入?#26657;?#20813;得夹子撑?#26657;?#20986;现文件未满夹子已满现象。

十二、多?#25945;?#26723;案

音像档案另柜存放。电子文档一般和纸质重份,只要纸质的不丢,通过扫描可?#25351;礎?#26368;好是在自己的电脑非C盘位置备份,放在桌面上是最?#26723;南?#24815;。或者存到网络硬盘和邮箱,只要他们的公司不倒闭,应该不会丢失。

十三、后记

以上是本人对自己多年来从事档案工作的经验和教训进行梳理归纳后,提出的一些档案工作方面的建议和设计,不一定正确。有的观点还很不成熟,有的地方还没有考虑到。诚望各位同仁在参考?#20445;?#21457;现不妥和偏颇之处,及时反馈交流,争取使各学校的档案管理工作?#21152;?#26465;不紊的开展,来一个化时代的转折。

几年前,就?#34892;?#36825;个论文的打算,开了几次头,均半途而废,一直拖而未决。本次下笔的最大动力就是局对档案全宗的重视。其次是为了帮助大家理清头绪,使大家今后的档案工作少走弯路,少些不必要的麻烦。让唐庄各中小学的档案管理工作出特色。

字数:5096

参考?#21335;祝骸?#26723;案工作手册》,天津市档案?#30452;啵?#26723;案出版社出版。《档案管理学》,档案专业本科教材,中国档案出版社出版。《河南省档案管理规定》。

联系方式:E-mail[email protected]。电话13783407975

地址:登封市唐庄乡中心学校。

 

 

20101月于唐庄

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